Agenda — manual de utilizare

Ce este agenda

Agenda este locul unic în care stau programările cabinetului. Tot ce intră în ea — programări făcute de personal, luate de Maria la telefon sau făcute de pacient de pe site — ajunge în acelaşi calendar şi se vede de toată lumea, în acelaşi timp.

Se deschide în browser, la agenda.bimajoderma.ro. Nu se instalează nimic. Merge la fel pe calculator, pe tabletă şi pe telefon; pe telefon aceleaşi lucruri apar unul sub altul, nu alături.

1. Intrarea în agendă

Agenda se deschide în orice browser, la adresa agenda.bimajoderma.ro.

La prima intrare cere codul PIN al cabinetului. Codul e acelaşi pentru tot personalul. Se tastează pe tastatura de pe ecran, apoi OK.

2. Cele trei vederi: Lună, Săptămână, An

Sus, în mijloc, sunt trei butoane care schimbă felul în care priveşti agenda. Sub ele, săgeţile ‹ şi › te duc înainte şi înapoi, iar butonul Azi te aduce înapoi la ziua curentă, oriunde ai fi ajuns.

Luna — privirea de ansamblu

Apeşi pe o zi ca să o deschizi şi să vezi tot ce e în ea.

Săptămâna — ziua cu ziua, pacient cu pacient

Sub numele zilei scrie câte locuri sunt luate: „2 pe bilet · 0 cu plată". Culoarea din marginea fiecărei fişe spune tipul: bilet cu plată urgenţă fără tip. Fişele palide sunt programări deja încheiate.

Butonul + Adaugă la … de sub fiecare coloană face o programare nouă direct în ziua aceea.

Anul — pentru programări îndepărtate

E utilă când pacientul cere „pe la începutul lui noiembrie" şi vrei să ajungi acolo dintr-un click, fără să dai luna cu luna.

3. Alertele de sus — ce are nevoie de tine azi

Deasupra calendarului apar, când e cazul, două benzi colorate. Nu sunt informative: sunt liste de lucru. Apeşi pe bandă şi se deschide lista.

Banda verde — programări de confirmat

De ce contează: pacientul nu ştie că programarea e reală până nu primeşte confirmarea. Lista include programările luate de Maria la telefon şi pe cele făcute de pacient de pe site — omul a vorbit cu un robot sau a completat un formular şi aşteaptă un semn de la cabinet.

Banda violet — pacienţi noi de instruit

Aceştia trebuie sunaţi ca să afle cum se pregătesc înainte de procedură. Ai la îndemână numărul (apeşi pe el şi sună), varianta scrisă, şi butonul Am făcut instructajul.

4. Ziua — foaia de lucru

Apeşi pe orice zi şi se deschide foaia ei. Aici se lucrează efectiv.

Sus sunt cele trei contoare — câte locuri s-au luat din fiecare fel:

Când un contor scrie complet, acel fel de consultaţie nu mai poate fi adăugat în ziua respectivă, iar sistemul îţi propune prima zi liberă.

La mijloc e lista programărilor, în ordinea orei. Apeşi pe oricare ca să o deschizi.

Jos sunt patru butoane: Închide, Tipăreşte ziua, Blochează interval şi + Programare.

5. Cum faci o programare nouă

Sunt trei drumuri către acelaşi formular — alege-l pe cel mai la îndemână:

• + Programare din colţul din dreapta sus — porneşte de la ziua de azi;
• + Programare din foaia unei zile — porneşte de la ziua aceea;
• + Adaugă la … din vederea Săptămână.

1. Ziua. Se poate schimba. Sub ea scrie programul zilei şi câte ore mai sunt libere.

2. Tipul consultaţiei. Alegi una din trei. Sub fiecare scrie cât e ocupat, ca să vezi dintr-o privire dacă mai ai loc. Tipul ales schimbă lista de ore de dedesubt — dacă locurile pe bilet s-au terminat, orele nu mai apar acolo.

3. Ora. Apar doar orele libere. Nu ai cum să suprapui doi pacienţi: o oră ocupată nu e afişată. O consultaţie ţine 15 minute.

4. Nume pacient — nume şi prenume. Obligatoriu.

5. Telefon — în formatul 07xxxxxxxx. Fără el nu poţi trimite confirmarea şi mementoul, deci pune-l de fiecare dată când îl ai.

6. Serviciu — dacă nu scrii nimic, se completează singur cu „Consultaţie dermato-venerologică".

7. Pacient nou — bifează dacă e prima venire. Aşa apare în alerta violet cu 3 zile înainte şi cineva îl sună pentru pregătire.

La final apeşi Salvează. Programarea intră imediat în calendarul clinicii, iar ora devine ocupată pentru toată lumea — inclusiv pentru Maria şi pentru pagina de pe site.

6. Fişa unei programări

Apeşi pe o programare, de oriunde ai vedea-o, şi se deschide fişa ei.

Sus: ziua, ora, tipul şi statusul. Apoi numele, serviciul şi telefonul — telefonul e link, apeşi pe el şi sună. Dacă programarea a venit de la robot sau de pe internet, apare o etichetă: de la Maria sau de pe site.

7. Confirmarea şi mementoul

Cele două mesaje merg unul după altul, niciodată amândouă odată: întâi confirmarea, iar mementoul abia după ce confirmarea a plecat.

Nimic nu pleacă singur. Aplicaţia nu trimite mesaje în locul tău — pregăteşte textul şi îl deschide în WhatsApp sau în SMS, pe telefonul ori calculatorul de la care lucrezi. Tu apeşi Trimite acolo.

1. Citeşti textul. Îl poţi modifica înainte de a-l trimite.
2. Apeşi Deschide în WhatsApp sau Deschide în SMS. Copiază textul e pentru cazul în care vrei să-l pui altundeva.
3. După ce mesajul a plecat, te întorci în agendă şi apeşi butonul verde Am trimis mesajul.

Mementoul se poate trimite cu 3 zile înainte de programare. Până atunci butonul e stins şi scrie de la ce dată se poate.

8. Statusul — unde e pacientul acum

Statusul e pentru ziua în curs: arată, dintr-o privire pe agendă, cine a venit şi cine nu.

Programările marcate Finalizat sau Absent se estompează în listă şi nu mai primesc mementouri.

9. Anulare şi ştergere — nu sunt acelaşi lucru

Aceasta e distincţia cea mai importantă din toată agenda.

Anulează — pacientul nu mai vine

Programarea rămâne în agendă, tăiată, marcată „Anulat", ca să se vadă că a existat. Ora ei se eliberează imediat — şi în agendă, şi pentru Maria, şi pentru pagina de pe site. Unui pacient anulat nu-i mai pleacă niciun memento.

Dacă se răzgândeşte, deschizi programarea şi apeşi Repune programarea. Dacă între timp altcineva i-a luat ora, repunerea nu se face şi ţi se spune de ce — atunci foloseşti „Modifică sau mută" ca să-i dai altă oră.

Şterge — programarea n-ar fi trebuit să existe

Ştergerea e pentru o dublură sau o introducere greşită. Programarea dispare complet, fără urmă, şi nu se mai poate afla că a existat.

10. Contact şi mementouri — toată ziua dintr-o listă

Din foaia zilei, butonul Contact şi mementouri deschide toţi pacienţii zilei, unul sub altul, cu telefonul şi butoanele de mesaj la îndemână.

E de folosit când ai de sunat sau de scris mai multor pacienţi din aceeaşi zi — nu mai deschizi fiecare programare în parte. Sus scrie câţi pacienţi sunt şi câţi au telefon trecut.

11. Blocarea unui interval

Când cabinetul nu poate primi pacienţi într-un interval — şedinţă, lucrări, pană de curent, doamna doctor plecată — se blochează acele ore.

Alegi de la şi până la, poţi scrie un motiv (rămâne intern), apoi Blochează.

Orele acelea nu mai apar ca libere nici în agendă, nici la Maria, nici pe pagina de pe site. Blocajul rămâne vizibil în ziua respectivă şi are buton de deblocare, oricând.

12. Tipărirea zilei

Din foaia zilei, butonul Tipăreşte ziua scoate programul pe hârtie.

Foaia poartă ora la care a fost tipărită. Nu e un amănunt: agenda se schimbă în cursul zilei, iar hârtia rămâne cum a fost. Când e diferenţă între hârtie şi ecran, ecranul are dreptate.

Programările anulate apar şi ele, tăiate — dacă pacientul vine totuşi la uşă, se vede că programarea fusese anulată.

13. Căutarea unei programări

Butonul ⚲ din dreapta sus caută un pacient când nu ştii ziua.

• Poţi scrie numele (şi doar o parte din el) sau telefonul (ajung ultimele cifre).
• Nu contează diacriticele şi nici dacă scrii „Hirtie" în loc de „Hîrtie" — a şi i sunt tratate la fel, fiindcă nimeni nu ştie cum se scrie exact numele.
• Implicit caută de azi înainte. Bifează caută şi în trecut pentru programări care au trecut deja.

Apeşi pe un rezultat şi se deschide fişa programării.

14. Convorbirile Mariei

Butonul ☎ din dreapta sus deschide o pagină separată, cu ce s-a vorbit la telefon cu asistentul automat.

Apeşi pe o zi şi vezi convorbirile. Poţi căuta un nume, un cuvânt sau ultimele 3 cifre ale unui telefon, în toate zilele deodată.

E util când un pacient spune „am vorbit ieri şi mi s-a zis altceva" — se verifică exact ce s-a spus.

15. Ce face sistemul singur

Lucruri care se întâmplă fără ca cineva să apese ceva:

Programările intrate prin Maria şi prin pagina de pe site apar în agendă ca oricare altele, cu eticheta lor. Nu trebuie preluate sau confirmate tehnic — li se trimite confirmarea, ca tuturor.

16. Când ceva nu merge

17. Programul cabinetului şi locurile pe zi

Aceste ore sunt fixate în sistem. Formularul nu lasă să se pună o programare în afara lor.

O consultaţie ţine 15 minute. Urgenţele se pun doar din agendă — Maria nu le vede şi nu le poate oferi la telefon.

18. Şase lucruri de ţinut minte

1. Confirmarea nu e trimisă până nu apeşi „Am trimis mesajul". Butonul acela scoate programarea din listă.
2. Anulează, nu şterge, când pacientul nu mai vine. Ştergerea e doar pentru greşeli de introducere.
3. Telefonul pus la programare face diferenţa între un pacient care primeşte confirmare şi unul care nu primeşte nimic.
4. Bifa „Pacient nou" aprinde alerta de instructaj. Fără ea, nimeni nu-l sună.
5. Alerta de instructaj se stinge manual, după ce ai sunat.
6. Foaia tipărită îmbătrâneşte. Când e diferenţă între hârtie şi ecran, ecranul are dreptate.